Czy należy zgłosić do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych zbiór danych osobowych przetwarzanych nie tylko w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej, lecz także na potrzeby realizacji innych elementów umowy kupna-sprzedaży refundowanego towaru?

Odpowiedź:

Tak, gdyż ustawa o ochronie danych osobowych przewiduje wyłączenie z obowiązku rejestracji zbioru jedynie wówczas, gdy zawarte w nim dane przetwarzane są tylko w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej. W sytuacji gdy dane te są wykorzystywane jeszcze w innych celach, ich zbiór podlega rejestracji GIODO.

Uzasadnienie:

Co do zasady (art. 40 ustawy z 29 sierpnia 2009 r. o ochronie danych osobowych), każdy administrator danych jest zobowiązany zgłosić zbiór danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Wyjątki od tej reguły określone zostały w art. 43 ust. 1 ustawy.

I tak z obowiązku rejestracji (na podstawie pkt. 8 tego przepisu) wyłączone są zbiory danych przetwarzanych w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej.

Jeśli więc umowa-kupna sprzedaży refundowanego towaru wiąże się z wykonywaniem jeszcze innych czynności, takich jak np. składanie i przyjmowanie zamówienia, wystawianie protokołu odbioru refundowanego towaru, to zbiór danych pozyskanych na te potrzeby należy zgłosić do rejestracji GIODO. Nie można bowiem uznać, że administrator danych jest zwolniony z tego obowiązku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 8, gdyż wystawienie faktury to końcowy etap realizacji umowy kupna-sprzedaży i jedynie jeden z wielu celów przetwarzania danych.