Czy na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych Policja może żądać od stowarzyszenia zrzeszającego podmioty prowadzące działalność gospodarczą informacji o tych podmiotach?

Ustawa o ochronie danych osobowych (art. 2 ust. 1 tej ustawy) określa zasady postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych oraz prawa osób fizycznych, których dane osobowe są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych. Za dane osobowe, zgodnie z art. 6 ust. 1 powołanej ustawy, uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

Zakresem przedmiotowym ustawy o ochronie danych osobowych objęte są więc wyłącznie dane dotyczące osób fizycznych, a nie informacje o innych podmiotach np. osobach prawnych, jednostkach organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej oraz podmiotach prowadzących działalność gospodarczą w oparciu o przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, w takim zakresie, w jakim dane te identyfikują podmiot w obrocie gospodarczym i ściśle wiążą się z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Taki pogląd przedstawił Naczelny Sąd Administracyjny, który w uzasadnieniu wyroku z dnia 28 listopada 2002 r. (sygn. akt II SA 3389/01) stwierdził, że ochrona danych osobowych "nie odnosi się do danych indywidualnych dających się powiązać z podmiotem gospodarczym albo inną osobą prawną lub jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej, mimo, że dane te tworzą wspólnie z danymi osobowymi jedną kategorię danych jednostkowych.";

Także utrzymany w mocy przez ustawę Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej, do dnia 31 grudnia 2006 r., art. 7 a ust. 2 ustawy Prawo działalności gospodarczej wprost przewiduje, że "Ewidencja działalności gospodarczej jest jawna i dane w niej zawarte nie podlegają przepisom ustawy (...) o ochronie danych osobowych (...)";. Art. 1 pkt 2 ustawy z dnia 16 listopada 2006r. o zmianie ustawy – Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 225, poz. 1636) przedłużył termin obowiązywania tego przepisu do 30 września 2008r.

Rozpatrywanie więc dopuszczalności udostępnienia Policji przez stowarzyszenie zrzeszającej podmioty gospodarcze informacji o tych podmiotach na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych nie jest zasadne.

Jeśli jednak żądanie udostępnienia danych osobowych Policji dotyczyłoby osób fizycznych nie występujących w obrocie jako przedsiębiorcy, kwestię możliwości udostępnienia tych danych należałoby rozpatrywać na w oparciu o art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych wymieniający warunki, których spełnienie uzasadnia przetwarzanie, a więc m.in. gromadzenie danych osobowych.

Pkt 2 tego przepisu dopuszcza zbieranie danych, jeżeli "jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa";. Tym samym ustawa o ochronie danych osobowych odsyła do przepisów szczególnych regulujących działalność określonych podmiotów i instytucji, wskazujących w jakich przypadkach i w jakim zakresie mogą one przetwarzać, w tym zbierać dane osobowe.

Kwestie dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Policję należy rozpatrywać w oparciu o przepisy ustawy o Policji, aktów wykonawczych do tej ustawy oraz ustawy Kodeks postępowania karnego. Zgodnie z art. 14 ust. 1 w związku z art. 15 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy o Policji, Policja w granicach swych zadań w celu rozpoznawania, zapobiegania i wykrywania przestępstw i wykroczeń wykonuje czynności operacyjno-rozpoznawcze, dochodzeniowo-śledcze i administracyjno-porządkowe. W ramach tych czynności jest uprawniona między innymi do żądania niezbędnej pomocy od instytucji państwowych, organów administracji rządowej i samorządu terytorialnego oraz jednostek gospodarczych prowadzących działalność w zakresie użyteczności publicznej. Wymienione instytucje, organy i jednostki obowiązane są, w zakresie swojego działania, do udzielenia tej pomocy, w zakresie obowiązujących przepisów prawa. Policja ma także prawo do zwracania się o niezbędną pomoc do innych jednostek gospodarczych i organizacji społecznych, jak również zwracania się w nagłych wypadkach do każdej osoby o udzielenie doraźnej pomocy w ramach obowiązujących przepisów prawa. Szczegółowy tryb wymienionych działań określony jest przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 sierpnia 1996 r. w sprawie szczegółowego trybu korzystania przez policjantów z pomocy instytucji państwowych, organów administracji rządowej i samorządu terytorialnego, jednostek gospodarczych i organizacji społecznych oraz osób (Dz. U. Nr 107, poz. 501 ze zm.). Ponadto, uprawnienie Policji do uzyskania określonych informacji dla celów prowadzonego postępowania przygotowawczego wynika z art. 15 § 2 Kodeksu postępowania karnego.

O ile więc żądanie Policji związane jest z konkretnym prowadzonym przez nią postępowaniem, to podmiot, do którego zostało skierowane jest zobowiązany do udostępnienia danych. Przy zachowaniu powyższych warunków udostępnienie danych i informacji w ramach prowadzonego postępowania uprawnionemu do tego organowi nie może być traktowane jako naruszenie zasad ochrony danych osobowych. Należy jednak wyraźnie zaznaczyć, iż wykonywanie tych uprawnień dopuszczalne jest wyłącznie w granicach określonych przez cytowane przepisy prawa.