Strona główna Odpowiedzi na pytania dotyczące przepisów sektorowych
dotyczące przepisów sektorowych

Czy urząd stanu cywilnego, powołując się na ochronę danych osobowych, może odmówić mi wydania odpisów z aktów stanu cywilnego dotyczących członków mojej rodziny, jeśli swoją prośbę uzasadniam potrzebą załączenia ich do akt sprawy sądowej?

Ikona drukuj
Podmiot udostępniający: Zespół Rzecznika Prasowego Biura GIODO
Wytworzył informację: Małgorzata Kałużyńska-Jasak2011-08-30
Wprowadził informację: Robert Czapski2005-05-11 08:48:36
Ostatnio modyfikował: Rafał Kreusch 2013-11-28 12:56:59

Nie, jeśli potrzeba posiadania odpisów aktów stanu cywilnego jest uzasadniona interesem prawnym.

Uzasadnienie

Przedstawione zagadnienie należy rozpatrywać na gruncie innych, niż ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych , aktów prawnych. Ustawa o ochronie danych osobowych określa bowiem jedynie ogólne zasady ich przetwarzania i ochrony, zaś skonkretyzowanie tychże zasad ma miejsce w szczególnych wobec jej regulacji, przepisach prawa. Zasady i tryb wydawania odpisów aktów stanu cywilnego reguluje ustawa z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego .


Zgodnie z  jej art. 83 ust. 1, odpisy oraz zaświadczenia określone w art. 79, a zatem odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego, zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku, jak również zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego, wydaje się na wniosek sądu lub innego organu państwowego, osoby, której stan cywilny został w akcie stwierdzony, jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego. Przepis ust. 2 powołanego artykułu stanowi natomiast, iż "Odpisy aktów stanu cywilnego i zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku mogą być również wydane na wniosek innych osób niż wymienione w ust. 1, które wykażą w tym interes prawny, oraz na wniosek organizacji społecznej, jeżeli jest to uzasadnione celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny. Zaświadczenie o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego może być także wydane na wniosek innych zainteresowanych osób".

Powołane wyżej przepisy w sposób wyczerpujący określają komu i po spełnieniu jakich warunków mogą być wydane odpisy aktów stanu cywilnego. Możliwość i prawną dopuszczalność ich wydania należy zatem rozpatrywać wyłącznie na ich podstawie.

Można też dodać, że w literaturze przedmiotu podkreśla się, że art. 83 potwierdza zasadę ograniczonej jawności ksiąg stanu cywilnego, wymieniając w ust. 1 osoby i organy uprawnione do otrzymania odpisów bez konieczności uzasadniania potrzeby ich otrzymania, z jednoczesnym rozszerzeniem kręgu uprawnionych podmiotów o osoby, które mają interes prawny w otrzymaniu odpisów oraz o organizacje społeczne.

Podnosi się także, iż bardziej wnikliwe rozpatrzenie wniosku o wydanie odpisu przez kierownika urzędu stanu cywilnego jest niezbędne w przypadku odpisu zupełnego, w którym zawarte są szczegółowe informacje dotyczące stanu cywilnego, jak np. ustalenia ojcostwa, pochodzenia z małżeństwa, przysposobienia, ustania małżeństwa lub separacji. Udostępnienie niektórych informacji osobom nieuprawnionym może stanowić wówczas naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Osoba występująca o wydanie odpisu zupełnego powinna więc udowodnić istnienie interesu prawnego, np. prowadzenie postępowania spadkowego.

Składając wniosek o wydanie odpisu skróconego aktu, zawierającego ograniczone dane osobowe, zainteresowana osoba nie musi szczegółowo udowodnić interesu prawnego, wystarczy bowiem uprawdopodobnienie istnienia takiego interesu. Odpisy skrócone aktów mogą otrzymać także osoby, które zgłosiły urodzenie lub zgon, mimo że nie należą do osób wymienionych w ust. 1 - bez obowiązku wykazania interesu prawnego (A. Czajkowska, E. Pachniewska, Prawo o aktach stanu cywilnego. Komentarz, orzecznictwo, wzory dokumentów i pism, Warszawa 2004, Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis, wyd. II).