Jeżeli osoba przychodzi do Urzędu Miasta, w celu załatwienia swojej sprawy (dotyczącej np. wydania dowodu osobistego, wydania decyzji o warunkach zabudowy, przyznania dodatku mieszkaniowego), to czy urzędnik może uznać, że posiada ona informacje, o których mowa w art. 24 ustawy o ochronie danych osobowych, czy też należy spełnić wobec niej obowiązek informacyjny. Czy podanie danych jest w takim przypadku dobrowolne, czy jest obowiązkiem tej osoby?

Stosownie do art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, w przypadku zbierania danych osobowych od osoby, której one dotyczą, administrator danych jest obowiązany poinformować tę osobę o:

1. adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna - o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku,
2. celu zbierania danych, a w szczególności o znanych mu w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych,
3. prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania,
4. dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej.

Zgodnie zaś z ust. 2 tego przepisu, ust. 1 nie stosuje się, jeżeli:

1. przepis innej ustawy zezwala na przetwarzanie danych bez ujawniania faktycznego celu ich zbierania,
2. osoba, której dane dotyczą, posiada informacje, o których mowa w ust. 1.

Na mocy art. 24 ust. 2 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych administrator danych jest zwolniony z obowiązku wynikającego z art. 24 ust. 1, jedynie wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą posiada wszystkie informacje zawarte w cytowanym ust. 1, a administrator danych ma co do tego pewność. Świadomość ta powinna ponadto mieć charakter obiektywny, a nie jedynie opierający się na subiektywnych odczuciach administratora danych. Przykładowo można wskazać, że sytuacja taka występuje w szczególności wtedy, gdy zainteresowany "zna administratora danych, orientuje się co do celu zbierania danych, wie, czy jest zobowiązany przepisami prawa do udzielenia informacji" (J. Barta, P. Fajgielski, R. Markiewicz Ochrona Danych Osobowych. Komentarz, Zakamycze 2004). Zakresem zastosowania art. 24 ust. 2 pkt 2 objęte są również te sytuacje, w których administrator danych pozostaje w stałych kontaktach z osobą, której dane dotyczą (A. Drozd Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz. Wzory pism i przepisy, Warszawa 2004 Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis).

Z uwagi zatem na powyższe wskazać należy, iż o zwolnieniu z obowiązku informacyjnego na podstawie omawianego art. 24 ust. 2 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych można mówić jedynie wówczas, gdy administrator danych ma pewność, że osoba, której dane dotyczą, posiada wszystkie informacje wymienione w art. 24 ust. 1.

Należy zaznaczyć, że wtedy, gdy dochodzi do ponownego zbierania danych (przez tego samego administratora, do tych samych celów), zwłaszcza w niedużym odstępie czasowym bądź już po raz kolejny, można powołać się na udzielone już wcześniej informacje. Pierwotne zaś poinformowanie powinno nastąpić przed rozpoczęciem zbierania danych, w niezbyt dużym odstępie czasowym. Istotne jest bowiem, aby informacje były już i jeszcze w świadomości osoby zainteresowanej, w czasie przekazywania danych osobowych.

Trzeba podkreślić, że w sytuacji, gdy obowiązujące przepisy prawa obligują podmiot danych do udostępnienia określonych informacji na swój temat, nie można mówić o dobrowolności ich podania.