Czy dopuszczalne jest żądanie od pracownika przedłożenia rocznego zeznania podatkowego (PIT) w celu wykazania wysokości dochodu, na potrzeby Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Uprawnienie pracodawcy do żądania podania stosownych informacji oraz przedłożenia odpowiednich dokumentów uzasadniających przyznanie świadczenia z Funduszu, powinno znajdować uzasadnienie w regulaminie pracy.

Uzasadnienie

Pracodawca może gromadzić dane osobowe, jeśli spełni jeden z warunków określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych - w przypadku danych "zwykłych" (jak np. imię, nazwisko, adres zamieszkania) oraz w art. 27 ust. 2 tej ustawy - w odniesieniu do danych szczególnie chronionych (katalog danych objętych szczególną ochroną określony został w art. 27 ust. 1 ustawy i obejmuje m.in. dane dotyczące stanu zdrowia, nałogów).

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 2 lub art. 27 ust. 2 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych wykorzystywanie danych jest możliwe, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Dopuszczalność żądania przez pracodawcę zeznania o wysokości osiągniętego przez pracownika dochodu w roku podatkowym (PIT) w celu potwierdzenia uprawnienia tego pracownika do świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, badać należy w oparciu o przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz postanowienia regulaminu, o którym mowa w art. 8 ust. 2 tej ustawy.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z jego środków. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinny być określone w regulaminie (art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

Przyznanie świadczeń z Funduszu, a także ich wysokość, uzależniona jest więc od spełnienia przez osobę ubiegającą się o to świadczenie określonych kryteriów socjalnych. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie określa jednak sposobu, w jaki ma nastąpić udokumentowanie ich spełnienia. Uprawnienie pracodawcy do żądania podania stosownych informacji oraz przedłożenia odpowiednich dokumentów uzasadniających przyznanie świadczenia z Funduszu, powinno zatem znajdować uzasadnienie w regulaminie, o którym mowa powyżej. W jego postanowieniach powinny być sprecyzowane zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz tryb rozpatrywania wniosków o ich przyznanie. Regulamin powinien także określać, jakie informacje i dokumenty są niezbędne do dokonania oceny, czy osoba ubiegająca się o przyznanie świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych spełnia kryteria, od których uzależnia się jego przyznanie.

W wyroku z dnia 8 maja 2002 r. sygn. akt I PKN 267/2001 Sąd Najwyższy uznał, iż w art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych "jest (...) zawarta zasada przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z Funduszu według kryteriów o charakterze wyłącznie socjalnym, tj. uzależnionych co do zasady i wysokości od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Z tego zaś punktu widzenia nie może być obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie, oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Jeżeli więc przyznawanie świadczeń jest uzależnione od wymienionych wyżej kryteriów, to oczywiste staje się, że sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny".