Jak długo dane osobowe mogą być przetwarzane w Systemie Informacyjnym Schengen?

Konwencja Wykonawcza do Układu z Schengen w art. 112 stanowi, że dane osobowe przetwarzane w celu wykrywania osób powinny być przechowywane jedynie przez okres konieczny do osiągnięcia celów, dla których zostały wprowadzone. Strona, która wprowadziła wpis, musi najdalej w ciągu 3 lat od dnia wprowadzenia danych ocenić ich dalszą przydatność. W przypadku nadzoru niejawnego osób prowadzonego na podstawie art. 99 tej Konwencji okres ten został zawężony do roku od dnia wprowadzenia danych. Wskazać przy tym należy, że zarówno okres 3-letni, jak i roczny nie wyznaczają czasu dozwolonego przetwarzania danych, ale jedynie wprowadzają konieczność okresowej oceny niezbędności danych w stosunku do celu ich przetwarzania. Rzeczywisty czas przetwarzania danych w Systemie Informacyjnym Schengen może być zatem krótszy bądź dłuższy od terminu 3-letniego czy rocznego i uzależniony jest od tego czy udało się zrealizować cel, w jakim dane są przetwarzane w systemie. Przykładowo wskazać należy, że dane osobowe cudzoziemca związane z odmową prawa wjazdu na terytorium Schengen obowiązującą np. przez 10 lat na podstawie prawomocnego wyroku zostaną usunięte z systemu dopiero po 10 latach przechodząc trzykrotnie okresowe badanie przydatności danych w stosunku do realizowanego celu.

Powyższe terminy okresowego badania dopuszczalności przetwarzania danych należy uznać za okresy maksymalne, gdyż w myśl art. 112 ust. 2 Konwencji Wykonawczej do Układu z Schengen umawiające się strony mogą w prawie krajowym wprowadzić okresy krótsze.

Na miesiąc przed zamierzonym usunięciem danych z systemu jednostka centralna systemu automatycznie informuje o tym stronę wprowadzającą wpis. W ciągu tego okresu strona ta może podjąć decyzję o zachowaniu wpisu. Wpisy, w stosunku do których strona wprowadzająca dany wpis nie uzna dalszej konieczności przetwarzania danych, są automatycznie usuwane.

Na marginesie powyższych uwag wskazać należy, że dane osobowe wymieniane w związku z wpisem za pośrednictwem Biur SIRENE powinny zostać usunięte po osiągnięciu celu przetwarzania, najpóźniej w rok od dnia usunięcia wpisu z Systemu Informacyjnego Schengen.