Chcę pozyskać dane osobowe. Czy występując do administratora danych muszę posłużyć się jakimś specjalnym formularzem, czy też dane osobowe powinny zostać mi udostępnione, jeśli zwrócę się o nie zwyłym pismem?

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie określenia wzoru wniosku o udostępnienie danych osobowych, zgłoszenia zbioru danych do rejestracji oraz imiennego upoważnienia i legitymacji służbowej inspektora Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (Dz. U. Nr 80, poz. 522, ze zm.) określało wzór wniosku o udostępnienie danych osobowych. Obecnie rozporządzenie to nie obowiązuje, tym samym, aktualność utracił formularz wniosku o udostępnienie danych osobowych.

Nowe rozporządzenia wykonawcze do ustawy o ochronie danych osobowych, które weszły w życie w dniu 1 maja 2004 r., nie określiły wzoru wniosku o udostępnienie danych osobowych, nie ma zatem konieczności stosowania specjalnego formularza.

Nie oznacza to jednak, że w przypadku żądania od administratora udostępnienia danych z powołaniem na cel inny niż włączenie do zbioru, nie zachodzi konieczność złożenia pisemnego wniosku.

Obowiązek jego złożenia wynika bowiem z art. 29 ust. 3 ustawy, który wskazuje, że: "Dane osobowe udostępnia się na pisemny umotywowany wniosek, chyba że przepis innej ustawy stanowi inaczej. Wniosek powinien zawierać informacje umożliwiające wyszukanie w zbiorze żądanych danych osobowych oraz wskazywać ich zakres i przeznaczenie."

W obecnym stanie prawnym nie jest natomiast wymagane, aby wnioskodawca korzystał z konkretnego formularza czy urzędowego druku. Wystarczy, aby wniosek o udostępnienie danych osobowych, składany do administratora, spełniał wymienione powyzej wymagania - określone w art. 29 ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych. Każda pisemna forma jest dopuszczalna, zatem może to być np.list skierowany do administratora danych.

Możliwe jest też skorzystanie z nieobowiązującego już formularza wniosku o udostępnienie danych osobowych, zawiera on bowiem wszystkie elementy wymagane w obecnym stanie prawnym. Zniesienie obowiązku jego stosowania miało na celu ułatwienie pozyskania danych tym osobom, które miały trudności z dotarciem do tego formularza.