Ewidencje i archiwa

Biuro prowadzi ewidencję wpływów oraz ewidencje wysłanych pism, a także archiwum zakładowe.

Szczegółowe zasady ewidencjonowania korespondencji określa instrukcja kancelaryjna Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych , która stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 9/2000 Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 22 sierpnia 2000 r. w sprawie wprowadzenia do użytku służbowego instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Organizację i zakres działania archiwum zakładowego w Biurze określa instrukcja w sprawie organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych , stanowiąca załącznik nr 3 do zarządzenia Nr 9/2000 Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 22 sierpnia 2000 r. w sprawie wprowadzenia do użytku służbowego instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego określa m.in. zasady udostępniania dokumentacji z archiwum. Zgodnie z jej regulacjami korzystanie z dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym odbywa się stosownie do przepisów:

- ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz 95 ze zm.), - ustawy z dnia 26 stycznia 1984 Prawo prasowe (Dz.U. Nr 5, poz. 24 ze zm.), - rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji rządowej (Dz. U. 2002 r. Nr 4 poz. 36).

Udostępnianie dokumentacji do celów innych niż służbowe odbywa się za zgodą Dyrektora Biura. Korzystanie z dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym przez instytucje zewnętrzne i osoby prywatne wymaga każdorazowo zgody Dyrektora Biura.