Zgłoszenie zmian w zbiorze

Ustawa o ochronie danych osobowych (art. 41 ust. 2) nakłada na administratora danych obowiązek zgłaszania Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (GIODO) każdej zmiany informacji zawartej w zgłoszeniu. Aktualizacji należy dokonać w terminie
30 dni od dnia dokonania zmiany. Jeżeli jednak zmiana informacji odnośnie opisu kategorii osób, których dane dotyczą i zakresu przetwarzanych danych dotyczy rozszerzenia zakresu przetwarzanych danych o dane, o których mowa w art. 27 ust. 1 (m.in. takich jak: dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne, przynależność wyznaniową partyjną lub związkową, dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym, dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych), administrator danych jest obowiązany do jej zgłoszenia przed dokonaniem zmiany w zbiorze. Obowiązek ten dotyczy np. zmiany nazwy administratora danych, adresu jego siedziby czy zakresu danych osobowych przetwarzanych w zbiorze.

Do zgłaszania zmian stosuje się odpowiednio przepisy o rejestracji zbioru danych. Dla administratora zbioru oznacza to przede wszystkim, iż zgłoszenia zmian w zbiorze dokonuje na tym samym formularzu, który służy do zgłoszenia zbioru danych do rejestracji. Po otrzymaniu informacji o takiej zmianie GIODO dokonuje stosownej aktualizacji zapisów w księdze rejestrowej.

Zgłoszenia zmian w zbiorze można dokonać również za pomocą programu komputerowego służącego do prawidłowego wypełniania zgłoszeń, znajdującego się na stronie internetowej GIODO w aplikacji e-GIODO. W tym celu należy odszukać konkretny zbiór w internetowej wersji rejestru zbiorów danych osobowych dostępnej w ramach aplikacji e-GIODO i skorzystać z opcji “Użyj do wniosku aktualizacyjnego”. Zgłoszenie aktualizacyjne można wysłać drogą elektroniczną również wtedy, gdy wnioskodawca nie dysponuje bezpiecznym podpisem elektronicznym. W takim przypadku należy dodatkowo opatrzyć wydruk zgłoszenia przesłanego elektronicznie podpisem i pieczątką wnioskodawcy, i przesłać pocztą lub złożyć w siedzibie GIODO.