Celem niniejszej instrukcji jest przedstawienie układu materiałów informacyjnych prezentowanych na stronie Biuletynu Informacji Publicznej GIODO, wyjaśnienie użytych pojęć oraz sposobu korzystania z serwisu.
Objaśnienia pojęć:

Zawartość, struktura oraz sposób użytkowania

Serwis internetowy Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych pełni zarówno rolę strony podmiotowej BIP GIODO, jak i ogólnej strony informacyjnej Biura GIODO.
Informacje prezentowane w tym serwisie zostały podzielone na działy tematyczne, do których prowadzą:

• krótkie odnośniki („O Urzędzie”, „Prawo”, „Edukacja”, „Współpraca”, „Wydarzenia”, „Serwis prasowy”, „Odpowiedzi na pytania” oraz „Kontakt”) w postaci poziomego menu zlokalizowanego w górnej części serwisu pod paskiem graficznym z logotypem GIODO,
• odnośniki graficzne grupujące główne zagadnienia („jeśli chcesz złożyć skargę”, „elektroniczna skrzynka podawcza”, „rejestracja zbiorów danych osobowych”, „porady i wskazówki”) oraz,
• dwa logotypy wiążące serwis główny GIODO z serwisami dedykowanymi „e-GIODO” – Platformą Elektronicznej Komunikacji z GIODO i „eduGIODO” – Platformą elearningową GIODO.

Ponadto na stronie głównej po lewej stronie wydzielone zostały dwa obszary (boksy) zatytułowane „Ważne informacje” oraz „Aktualności”, w których prezentowane są, zgodnie z przypisanymi im nazwami, najważniejsze informacje dotyczące działalności GIODO oraz informacje najbardziej aktualne. Wybranie dowolnej pozycji z ww. obszarów lub menu powoduje wyświetlenie podstrony, na której prezentowana jest treść związana z daną pozycją informacji (tekst artykułu, obraz lub wykaz zawartości wskazanej grupy tematycznej).
Każda podstrona składa się z obszaru głównego (szeroka kolumna na środku serwisu), w którym prezentowana jest treść informacji wybranej pozycji oraz dwóch bocznych kolumn (prawej i lewej), których zawartość jest dla każdej podstrony identyczna. W prawej kolumnie umieszczone zostały elementy graficzne z odnośnikami do wymienionych wyżej zagadnień tematycznych oraz logotypy odpowiadające serwisom e-GIODO i eduGIODO. Lewa kolumna składa się z trzech wydzielonych obszarów (boksów) tematycznych o nazwach „Aktualności”, „Ważne” i „Najpopularniejsze”, zawierających odpowiednio:

• tytuły wiadomości zaliczonych do aktualności (informacji, które zamieszczone zostały w ciągu ostatnich 45 dni),
• tytuły informacji zakwalifikowanych jako ważne, oraz
• tytuły informacji, które wg statystycznej analizy odwiedzin serwisu, były w okresie ostatnich 3 miesięcy najczęściej przeglądane.

Każdy tytuł prezentowany w boksach tematycznych na stronie głównej lub na poszczególnych podstronach jest jednocześnie odnośnikiem. Kliknięcie w ten odnośnik powoduje wyświetlenie jego treści lub listy dalszych podtytułów – jeśli wskazany tytuł dotyczy nazwy określonej grupy tematycznej.
Treści te wyświetlane są w obszarze głównym podstrony, do której należy dana grupa tematyczna. W przypadku, gdy do opublikowanego artykułu dołączone zostały pliki z załącznikami, to ich wykaz umieszczony jest poniżej treści danego artykułu. W wykazie tym poszczególne załączniki oznaczone są pokazanymi niżej ikonami symbolizującymi format pliku danego załącznika:

	- plik w formacie PDF
	- plik w formacie DOC
	- plik w formacie MP3
	- galeria plików w formacie JPG

Do nawigacji w serwisie można wykorzystywać zarówno odnośniki powiązane z opisanymi wyżej grupami tematycznymi, logotypami, jak i odnośniki przypisane poszczególnym pozycjom dla danej grupy tematycznej.
W stopce serwisu dostępne są odnośniki:

• Polityka prywatności – dokument, który informuje o celach i zakresie danych, które podczas przeglądania serwisu gromadzone są na temat odwiedzających go użytkowników,
• Mapa serwisu - część serwisu BIP graficznie przedstawiająca jego strukturę i rozmieszczenie opublikowanych materiałów,
• Kontakt – podstrona z adresem siedziby Biura GIODO i innymi danymi teleadresowymi poszczególnych jednostek organizacyjnych Biura,
• Powrót – odnośnik umożliwiający szybki powrót do górnej części danej strony,
• Strona główna – odnośnik umożliwiający szybki powrót do strony głównej serwisu.

Metadane w serwisie Biura GIODO

Dla każdego artykułu publikowanego w serwisie GIODO oraz dla każdego dołączonego pliku tworzona jest metryka zawierająca - zgodnie z wymaganiami ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. nr 112, poz. 1198 z późn zm.) - informacje o:

• podmiocie udostępniającym informacje,
• tożsamości osoby, która ją wytworzyła lub odpowiada za jej treść,
• czasie wytworzenia i czasie udostępnienia w serwisie,
• tożsamości osoby udostępniającej informacje w serwisie.

Powyższe informacje dla każdego z wymienionych wyżej elementów wyświetlane są po kliknięciu w związaną z nim ikonkę w następującym układzie:

• Nazwa departamentu - jednostki organizacyjnej Biura GIODO wytwarzającej informację,
• Imię i nazwisko osoby, która wytworzyła informację bądź odpowiada za jej treść, wraz z datą wytworzenia,
• Imię i nazwisko osoby wprowadzającej informację oraz data i czas wprowadzenia,
• Imię i nazwisko osoby ostatnio modyfikującej informację oraz data i czas tej modyfikacji.

Moduł wyszukujący

W celu wyszukania informacji na określony temat wystarczy wprowadzić jedno lub więcej haseł (słów kluczy bądź wyrażeń, które najlepiej opisują obiekt naszego zainteresowania) w pole wyszukiwania znajdujące się w prawym górnym narożniku strony, a następnie nacisnąć klawisz Enter lub kliknąć w przycisk „Wyszukaj”. Wyświetlone zostaną wówczas adresy miejsc w serwisie zawierające poszukiwane słowo lub frazę w kolejności od najbardziej do najmniej „dopasowanych”.

Mechanizm wyszukiwania pomija kwestię wielkości wprowadzonych liter użytych we wpisywanych do wyszukania hasłach, zwracając jedynie uwagę na ich treść. Kolejno wpisane hasła automatycznie łączone są operatorem „and” (i), co znacznie zawęża zakres wyszukanych odpowiedzi, podnosząc tym samym jakość procesu wyszukiwania. Na przykład wpisanie słów „przetwarzanie”, „danych” oraz „osobowych” spowoduje wyszukanie stron zawierających wszystkie wymienione słowa, chociaż w treści wyszukanych dokumentów niekoniecznie muszą one występować obok siebie.

Żeby zwiększyć dokładność wyszukania można też, w przypadku poszukiwania informacji np. o przetwarzaniu tylko danych osobowych wpisać frazę „danych osobowych”, zamykając ją w cudzysłów, co spowoduje wyszukanie informacji zawierających dokładnie tę konkretną frazę. Należy pamiętać jednak, że wyszukiwanie zbyt szczegółowej frazy, np. „Czy adres IP jest daną osobową”, może nie dać oczekiwanych wyników, mimo istnienia tekstów bardzo zbliżonych tematycznie.

Jeżeli do wyszukiwania użyjemy hasła, które ma kilka znaczeń, jak np. „protokół” (protokół może odnosić się zarówno do tematów związanych z dyplomacją, transmisją danych w sieciach komputerowych, jak i z opisami wyników kontroli czy przebiegu zebrania), to żeby wykluczyć znalezienie danego hasła w innych, niepożądanych znaczeniach, należy te znaczenia wpisać i poprzedzić znakiem „-” Na przykład dla ograniczenia wyników wyszukiwania tylko do protokołu w znaczeniu używanym w dyplomacji („protokół dyplomatyczny”), po haśle protokół należy wpisać hasła kojarzone z innymi jego znaczeniami poprzedzone znakiem „-”. Tekst zapytania mógłby więc wyglądać następująco: „protokół -sieci, -transmisji, -kontroli, -zebrania” itd.