Odliczamy do RODO

Czy dane osobowe przetwarzane przez straż miejską, zawarte w dokumentach papierowych, takich jak notatniki służbowe, notatki urzędowe, czy wypełnione blankiety mandatów karnych stanowią odrębne, od zarejestrowanych u GIODO, zbiory danych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych?

Metadane
Podmiot udostępniający: Zespół Rzecznika Prasowego Biura GIODO
Wytworzył informację: Małgorzata Kałużyńska-Jasak
Wprowadził‚ informację: Rafał Kreusch 2010-02-02 08:53:02
Ostatnio modyfikował: 2013-11-28 12:56:59

Odpowiedź

To zależy od kryterium podziału, jaki przyjmie straż miejska, jako administrator danych.

Uzasadnienie

Jako administrator danych, straż miejska, ma obowiązek zarejestrować zbiory danych u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, gdyż nie zachodzi żadna z okoliczności wskazanych w  art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, zwalniających ją z tego obowiązku. Przykładowo, zarejestrowanymi u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w jawnym rejestrze zbiorów danych osobowych, prowadzonymi przez straż miejską zbiorami są: zbiór danych osobowych przetwarzanych w postępowaniu mandatowym, skargowym i interwencjach oraz zbiór danych osobowych właścicieli lub posiadaczy pojazdów usuniętych z drogi na podstawie art. 130a lub 50a ustawy Prawo o ruchu drogowym.

W rozumieniu zaś art. 7 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych zbiorem danych jest zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie. Nie jest zatem istotne, czy zestaw ten jest scentralizowany czy rozproszony, jednolity lub podzielony funkcjonalnie. Ważne jest natomiast, aby w tym zestawie można było odszukać dane osobowe na podstawie określonych kryteriów, np. alfabetycznego czy chronologicznego. Przykładem rozproszonego zbioru danych jest zestaw informacji o pracownikach, zgromadzony w związku z ich zatrudnieniem i świadczeniem przez nich pracy, wykorzystywany przez różne komórki organizacyjne pracodawcy, zarówno w systemach informatycznych, jak i w formie papierowej.

Straż miejska, zgodnie z art. 10a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych, przetwarza dane osobowe sprawców wykroczeń, uzyskując je od osoby, której one dotyczą w wyniku wykonywania czynności podejmowanych w postępowaniu w sprawach o wykroczenia oraz z rejestrów, ewidencji i zbiorów, do których straż posiada dostęp na podstawie odrębnych przepisów, np. z Centralnej Ewidencji Ludności. Dane te, oprócz tego, że są  zapisywane w systemie informatycznym, są wprowadzane do różnych dokumentów papierowych, np. notatników służbowych, notatek służbowych, wypełnionych blankietów mandatów karnych.

Zatem, w świetle ustawy o ochronie danych osobowych, zbiór danych mogą tworzyć dane osobowe przetwarzane jednocześnie w systemach informatycznych, jak  i w postaci dokumentów papierowych. W każdym przypadku przetwarzania danych osobowych ich administrator powinien dokonać oceny, czy dane osobowe tworzą samodzielny zbiór, czy też ze względu na funkcjonalną organizację zastosowaną przez administratora danych stanowią część istniejącego zbioru danych. Tym samym straż miejska, gromadząc dane np. w notatnikach strażników miejskich, może stworzyć odrębny zbiór takich danych lub też przetwarzać te dane w zbiorach zgłoszonych do rejestracji GIODO.

Serwisy GIODO:

Ostatnie aktualności