Odliczamy do RODO

Czy uczelnia może przechowywać dane osobowe kandydatów, którzy nie zostali przyjęci na studia?

Metadane
Podmiot udostępniający: Zespół Rzecznika Prasowego Biura GIODO
Wytworzył informację: Małgorzata Kałużyńska-Jasak
Wprowadził‚ informację: Rafał Kreusch 2010-04-30 12:45:08
Ostatnio modyfikował: Rafał Kreusch 2013-11-28 12:56:59

Odpowiedź

Tak, ale tylko za ich zgodą.

Uzasadnienie

Przetwarzanie, czyli m.in. gromadzenie, przechowywanie, udostępnienie czy poprawianie, danych osobowych studentów przez uczelnię odbywa się na podstawie przepisów ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym. Z ich treści wynika, że uczelnia prowadzi archiwum, którego działalność regulują przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (art. 88 ust. 6 Prawa o  szkolnictwie wyższym). Zatem, w przedmiocie przetwarzania danych osobowych studentów po zakończeniu studiów, czyli dla celów archiwalnych, zastosowanie znajdują przepisy tej ustawy.

W powołanych wyżej ustawach nie ma natomiast mowy o przechowywaniu danych o kandydatach na studentów, którzy nie zostali przyjęci na studia. Dlatego w tej sytuacji zastosowanie powinny znaleźć przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, które ogólnie odnoszą się do przetwarzania danych osobowych i znajdują zastosowanie, gdy brak jest przepisów szczególnych regulujących daną kwestię dotyczącą przetwarzania danych osobowych. Ustawa ta wymienia m.in. podstawy wykorzystywania danych o osobach (art. 23 ust. 1 pkt 1-5). Wśród nich jest np. zgoda osoby, której dane dotyczą (pkt 1) lub istnienie odpowiedniego przepisu prawa zezwalającego na przetwarzanie danych osobowych (pkt 2). Ponadto, ustawa ta wskazuje, że każda osoba, która ma wyrazić (bądź też nie) zgodę na wykorzystywanie jej danych osobowych powinna być wcześniej poinformowana o tym komu, w jakim celu i w jakim zakresie jej dane osobowe zostaną przekazane i jak długo będą wykorzystywane. Każda osoba powinna bowiem świadomie i dobrowolnie wyrazić wolę przetwarzania swoich danych osobowych, aby można było uznać, że przetwarzanie danych osobowych na podstawie takiej zgody jest legalne. Wyrażający zgodę musi mieć pełną świadomość tego, na co się godzi. Stanowisko takie wyraził także Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 4 kwietnia 2003 r. (sygn. akt II SA 2135/2002), w którego sentencji zawarł stwierdzenie, iż „Zgoda na przekazywanie danych musi mieć charakter wyraźny, a jej wszystkie aspekty muszą być jasne dla podpisującego w momencie jej wyrażania”.

W związku z powyższym należy uznać, iż uczelnia wyższa może przetwarzać dane osobowe nieprzyjętych kandydatów na studia tylko na podstawie ich wyraźnej zgody w tym przedmiocie.

Serwisy GIODO:

Ostatnie aktualności