UWAGA!

Od 25 maja 2018 r. organem właściwym w zakresie ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Nowa strona internetowa urzędu jest dostępna pod adresem: www.uodo.gov.pl.

Materiały zamieszczone na stronie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) dostępnej pod adresem www.giodo.gov.pl mają charakter archiwalny.

POZOSTAŃ NA STRONIE ARCHIWALNEJ (GIODO)

Ochrona danych osobowych

Metadane
Podmiot udostępniający: Zespół Rzecznika Prasowego Biura GIODO
Wytworzył informację: Życie Warszawy 2006-09-15
Wprowadził‚ informację: Robert Czapski 2006-10-09 13:40:55
Ostatnio modyfikował: Robert Czapski 2013-11-28 12:56:59

Jak obecnie rejestrować zbiory danych osobowych? Czy są już konkretnie ustalone procedury?

Procedury ustalone zostały w ustawie z 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych. Postępowanie rejestracyjne, tak jak każde inne postępowanie przed generalnym inspektorem, prowadzone jest według przepisów postępowania administracyjnego, chyba że ustawa o ochronie danych osobowych przewiduje jakieś odmienne rozwiązania od ogólnych norm procedury administracyjnej.

Zasady zgłaszania do rejestracji zbiorów danych generalnemu inspektorowi określone są przede wszystkim w rozdziale 6 ustawy o ochronie danych osobowych. Jest także rozporządzenie wykonawcze do niej, określające wzór zgłoszenia zbioru do rejestracji. I to jest podstawa.

W celu zarejestrowania zbioru należy zatem złożyć generalnemu inspektorowi wypełniony formularz zgłoszenia zbioru do rejestracji. Taki formularz przesyła się pocztą tradycyjną (listem zwykłym lub poleconym) lub składa osobiście w siedzibie Biura. Obecnie można skorzystać również z możliwości elektronicznego jego złożenia poprzez E-GIODO, czyi elektroniczną platformę komunikacji z generalnym inspektorem. Niezbędnym dokumentem, jaki należy załączyć w przypadku, gdy podmiot działa przez pełnomocnika jest prawidłowo udzielone pełnomocnictwo. Do przedstawienia innych niż ww. dokumentów, które mogą mieć znaczenie (odpis z KRS, polityka bezpieczeństwa, instrukcja zarządzania systemem informatycznym), strona może zostać wezwana w toku postępowania administracyjnego - rejestracyjnego prowadzonego przez GIODO.

Od momentu zgłoszenia zbioru (opłata skarbowa 5 zł 50 gr od załącznika) można już korzystać z danych osobowych, chyba, że są to dane wymienione w art. 27 ust. 1 ustawy, czyli dane szczególnie chronione, np. informacje o stanie zdrowia, pogladach politycznych, nałogach, czy też kodzie genetycznym. . Wówczas należy zaczekać na zarejestrowanie. W tym przypadku Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych obligatoryjnie wydaje zaświadczenie o zarejestrowaniu zbioru i dopiero po jego otrzymaniu można korzystać z danych osobowych. W przypadku "zwykłych danych osobowych", czyli wszystkich innych niż wymienione w art. 27 ust. 1 ustawy, takie zaświadczenie wydawane jest na wniosek administratora danych. Wniosek ten można złożyć wraz ze zgłoszeniem zbioru (opłata skarbowa w wysokości 5 zł).

Jak powinna wyglądać archiwizacja?

Należy się tu odwołać do pojęcia "przetwarzania danych" - określonego w ustawie (art. 7 pkt 2) o ochronie danych osobowych. Są to wszystkie operacje wykonywane na danych osobowych, czyli także ich przechowywanie w celach archiwalnych. Administrator zbioru danych wykorzystywanego w celach archiwalnych, musi stosować te same zasady, jakie obowiązują w stosunku do zbiorów, z których aktywnie korzysta.

Co w przypadku odejścia z pracy lub śmierci pracownika - czy należy powiadamiać GIODO o zmianie administratora?

Żeby się dobrze zrozumieć: śmierć pracownika lub jego odejście z pracy nie powoduje zmiany administratora. Zwykły pracownik administratorem danych nie jest. Oczywiście śmierć osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą lub likwidacja spółki rzeczywiście może mieć taki skutek. Bez zagłębiania się w warunki przekazania w takiej sytuacji danych innemu administratorowi, należy stwierdzić, że jeśli taka zmiana nastąpi, koniecznie należy ją zgłosić do GIODO. Rejestracji podlega bowiem każda zmiana informacji zawartych w zgłoszeniu. Zgłoszenie zbioru danych zawiera m.in. oznaczenie podmiotu prowadzącego zbiór i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania, w tym numer identyfikacyjny rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli takowy numer jest nadany. Jeśli natomiast w związku z likwidacją podmiotu prowadzącego zbiór zaprzestano przetwarzania w nim danych osobowych, to zbiór wykreśla się z rejestru zbiorów danych osobowych prowadzonych przez generalnego inspektora i należy o to zawnioskować.

Czy elektroniczna platforma z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych już funkcjonuje?

Tak. Dostępna jest ze strony internetowej generalnego inspektora: www.giodo.gov.pl, przez rubrykę: rejestracja zbiorów.

Na czym polegają ułatwienia w związku z ewentualnym jej wprowadzeniem?

Zadaniem systemu E-GIODO jest ułatwienie komunikacji z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych. Dzięki niemu każdy ma możliwość dostępu z każdego miejsca do rejestru zbiorów danych osobowych prowadzonego przez generalnego inspektora. Czyli w przypadku wątpliwości, co do legalności wykorzystywania danych przez jakąś firmę, każdy może z łatwością, przez internet, uzyskać podstawowe informacje nt. prowadzonych przez tę firmę zbiorów. Także, jeśli wiemy o istnieniu zbioru, nie znamy natomiast jego administratora możemy to sprawdzić. Posiadanie takiej wiedzy pozwala na skuteczne korzystanie z prawa kontroli przetwarzania danych określonego w art. 32 i 33 ustawy.

Ogromnym atutem tej formy komunikacji jest oszczędność czasu i bezpieczeństwo danych. Zgłaszający wszystko załatwia we własnym biurze, bez konieczności biegania na pocztę czy osobistego stawiania się w urzędzie. Przez internet można zarejestrować zbiór danych osobowych, a formulaż do tego niezbędny jest bardzo prosty do wypełnienia. Dodatkowo wyposażony jest w system komunikatów i podpowiedzi ułatwiających jego wypełnienie. Taka forma kontaktu jest korzystna dla obu stron. Zgłoszenia przesyłane przez internet są obciążone dużo mniejszym ryzykiem popełnienia błędów, co w konsekwencji eliminuje konieczność prowadzenia postępowań wyjaśniających. Dzięki temu praca biura GIODO jest bardziej wydajna.

Jak powinno wyglądać zgłaszanie zbiorów danych osobowych do rejestracji i ich aktualizacji za pośrednictwem internetu?

Formularz zgłoszenia zbioru danych wypełnia się przy użyciu, zainstalowanego na stronie internetowej www.giodo.gov.pl programu, który - poprzez system podpowiedzi i komunikatów o popełnionych błędach - minimalizuje możliwość niewłaściwego wypełnienia zgłoszenia przez wnioskodawcę. Po wypełnieniu formularza, wnioskodawca wysyła zgłoszenie drogą elektroniczną, jeśli dysponuje podpisem elektronicznym, bądź też może wysłać wydrukowany wniosek drogą tradycyjną. Opłaty skarbowej można również dokonać drogą elektroniczną.

Praca pośrednika w dużej mierze opiera się na budowaniu dobrych relacji z klentami. Jednym z elementów podtrzymywania kontaktów jest okolicznościowe wysyłanie kartek pocztowych czy internetowych. Czy można, opierając się na danych osobowych, wysyłać kartki z okazji urodzin?

Tę kwestię jednoznacznie rozwiązała nowelizacja ustawy o ochronie danych osobowych dokonana w 2001 r. Wtedy to właśnie ustawodawca wyjaśnił, że marketing własnych produktów i usług służy prawnie usprawiedliwionym celom administratora danych. Jeśli więc do realizacji takiego prawnie usprawiedliwionego celu realizowanego przez administratora danych niezbędne jest wykorzystywanie danych osobowych, jest to wystarczające uzasadnienie i może się odbywać np. bez zgody osoby, której dotyczy (art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy w zw. z ust. 4 tego przepisu). Wysyłanie kartek swoim klientom jest jak najbardziej w świetle tego przepisu dopuszczalne, pod warunkiem że transakcja jeszcze trwa i są to aktualni klienci.

Oczywiście klient może nie wyrazić zgody na takie wykorzystanie informacji o nim i wówczas sprzeciw ten należy uwzględnić. Co więcej, w tej sytuacji należy bardzo starannie odnotować w dokumentach fakt niezgody. Nasze doświadczenie pokazuje, ze pomyłki wynikające z niewypełnienia obowiązku przez admninistratora niestety bardzo często się zdarzają.

Rozmawała Agnieszka Herman.

Ostatnie aktualności