UWAGA!

Od 25 maja 2018 r. organem właściwym w zakresie ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Nowa strona internetowa urzędu jest dostępna pod adresem: www.uodo.gov.pl.

Materiały zamieszczone na stronie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) dostępnej pod adresem www.giodo.gov.pl mają charakter archiwalny.

POZOSTAŃ NA STRONIE ARCHIWALNEJ (GIODO)

Czy prowadzony w postaci papierowej rejestr przychodzących i wychodzących pism jest zbiorem danych osobowych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych i czy podlega zgłoszeniu do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych?

Metadane
Podmiot udostępniający: Zespół Rzecznika Prasowego Biura GIODO
Wytworzył informację: Małgorzata Kałużyńska-Jasak 2009-07-02
Wprowadził‚ informację: Robert Czapski 2009-07-02 14:35:08
Ostatnio modyfikował: 2013-11-28 12:56:59

Jest to zbiór danych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych i podlega zgłoszeniu do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych.

Zbiór zawiera chronologicznie wpisywane dane w postaci: daty wpływu, daty wysyłki i danych określających nadawcę lub adresata korespondencji.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 7 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych przez zbiór danych rozumie się „każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie. Cechą wyróżniającą zbiór danych od innego zestawu danych jest zatem struktura, czyli takie uporządkowanie, które daje możliwość wyszukania konkretnych danych według określonego kryterium. Aby jakikolwiek zestaw danych zaklasyfikować jako zbiór w rozumieniu przepisów ustawy, wystarczające jest kryterium umożliwiające odnalezienie danych w zestawie. Możliwość wyszukiwania według jakiegokolwiek kryterium osobowego (np. imię. nazwisko, data urodzenia, PESEL) lub nieosobowego (data zamieszczenia danych w zbiorze) przesądza o uporządkowanym charakterze zestawu danych i tym samym umożliwia zakwalifikowanie tego zestawu jako zbioru danych w rozumieniu art. 7 pkt 1 ustawy.

Ponadto podkreślić należy, że zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, ustawę tę stosuje się do przetwarzania danych osobowych w kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach i w innych zbiorach ewidencyjnych. Oznacza to, iż przepisy ustawy mają zastosowanie również w przypadku przetwarzania danych osobowych w zbiorach prowadzonych w formie tradycyjnej (papierowej), tj. bez użycia systemów informatycznych.

Skoro zatem ustawa o ochronie danych osobowych ma zastosowanie do omawianego zbioru danych to zbiór taki podlegać będzie również obowiązkowi rejestracji u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, gdyż nie zachodzi żadna z okoliczności go zwalniających, wymienionych w art. 43 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych.

Ostatnie aktualności