UWAGA!

Od 25 maja 2018 r. organem właściwym w zakresie ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Nowa strona internetowa urzędu jest dostępna pod adresem: www.uodo.gov.pl.

Materiały zamieszczone na stronie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) dostępnej pod adresem www.giodo.gov.pl mają charakter archiwalny.

POZOSTAŃ NA STRONIE ARCHIWALNEJ (GIODO)

Czy placówki oświatowe są zobowiązane do zawarcia pisemnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z przedsiębiorcą, który udostępnia im system informatyczny do prowadzenia e-dzienników?

Metadane
Podmiot udostępniający: Zespół Rzecznika Prasowego Biura GIODO
Wytworzył informację: Małgorzata Kałużyńska-Jasak 2010-10-19
Wprowadził‚ informację: Rafał Kreusch 2010-10-27 13:21:59
Ostatnio modyfikował: Rafał Kreusch 2013-11-28 12:56:59

Tak, gdyż ustawa o ochronie danych osobowych wymaga, aby umowa powierzenia przetwarzania danych zawarta była w formie pisemnej.

Uzasadnienie

Na podstawie art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, administrator danych (w tym np. placówka oświatowa) może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych. Niezbędnymi elementami tej umowy jest określenie celu, w jakim podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych może je przetwarzać oraz zakresu powierzonych do przetwarzania danych. Podmiot ten może bowiem przetwarzać dane wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie. Powierzenie przetwarzania danych na podstawie umowy, o której stanowi art. 31 ustawy, w określonym w niej celu, jest działaniem prawnie dopuszczalnym i nie stanowi nieuprawnionego udostępnienia danych przez ich administratora innemu podmiotowi.

Placówki oświatowe mogą prowadzić dzienniki elektroniczne (e-dzienniki) na podstawie rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i  placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i  opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Jeśli placówka oświatowa korzysta z  oferowanego jej przez przedsiębiorcę systemu informatycznego w celu prowadzenia elektronicznych dzienników, w których przetwarzane są dane osobowe uczniów, ich przedstawicieli ustawowych oraz nauczycieli, powinna zawrzeć z nim pisemną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Nie spełnia wymogów z art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych umowa udzielenia licencji na korzystanie z systemu informatycznego zawarta z chwilą otrzymania przez placówkę oświatową kodu dostępu do systemu informatycznego. Mimo, że placówka oświatowa powierza przedsiębiorstwu przetwarzanie danych osobowych w celu wykonania umowy to brak formy pisemnej dyskwalifikuje ją jako umowę powierzenia z art. 31 ww. ustawy. Nie wystarczy także pisemna umowa hostingowi, jeśli nie zawiera ona postanowień, z których wynikałoby iż na ich podstawie powierzono przetwarzanie danych osobowych w celu wykonania tej umowy.

W związku z powyższym placówki oświatowe są zobowiązane do podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych z przedsiębiorcą, który udostępnia im system informatyczny do prowadzenia e-dzienników.

Ostatnie aktualności